Por Lucía Blanco

¿Cuántas veces no hemos sido víctimas de esta frase? Tanto como usuarios como destinatarios. Ya sea porque fue el cumpleaños de algún amigo o amiga y no le hablamos ese día, o porque nos encontramos a alguien en la calle y ofrecimos hablarle en esa semana para coordinar una cita, o simplemente porque dedicarle tiempo a alguna llamada, cita o reunión que salga de nuestro estresante ritmo y no se diga agenda de trabajo; nos resulta impensable y un asunto al que debemos dedicarle poco o nada de tiempo. El “Perdón, pero no he tenido tiempo..” se vuelve la frase ideal para dar a conocer todo lo que hacemos, el pretexto perfecto para dar una razón de porqué no le hemos hablado a la persona en cuestión o simplemente es perfecta porque da pie a la respuesta: “No te preocupes, yo he andado igual”

Es triste, pero cierto. Cada día le dedicamos menos tiempo y calidad a las cosas que nos gustan, a disfrutar de un rato en compañía de los amigos o familiares, a divertirnos, a descansar, a hacer algo que no esté programado; porque cada día vivimos más estresados, con mayor carga de trabajo, con las preocupaciones inherentes a la oficina o la casa y nos creemos aquello de que entre más alto el puesto y más responsabilidades se tengan, mayor ocupado se está y menos tiempo se tiene para otras cosas. Tal pareciera que nos hubieran dicho: “Cuando seas gerente o director acuérdate que debes ser difícil de localizar, que no tendrás tiempo para tu vida privada, que como tendrás mayor responsabilidad tendrás que estar más tiempo en la oficina” y en fin, una serie de “advertencias” que parecieran estar escritas en un manual llamado “Lo que todo ejecutivo exitoso enfrentará”.

Pero la realidad es que ni existe dicho manual, ni es imposible combinar todas las actividades que uno quiera realizar. ¿Le parece imposible? Quizá es falta de práctica, pero convencida de que si es factible, a continuación queridos lectores, trataré de exponer algunos tips que créanme funcionan y que espero les sean de utilidad para identificar y modificar algunos malos hábitos que se adquieren por la costumbre.

Tip No. 1. Descansar la mente. Hace algunos años, cuando trabajaba contratada solía tener cargas y jornadas de trabajo muy fuertes y eso me enseñó a pensar: “Si me quedo, ¿lo termino y se me quita un pendiente?” Hágase la misma pregunta y si la respuesta es afirmativa, entonces vale la pena quedarse, terminar y quitarse un pendiente; ¡Ah! Pero si la respuesta es negativa, el quedarse no lo vale. ¿Porqué? Porque si no se va a acabar, no se va a comer bien, se va a salir tarde, se va a cansar, se tiene que llegar temprano para terminar y por si fuera poco se va a dormir mal por la preocupación de no haber terminado lo que sea en lo que estuviera trabajando ¡¿Para qué quedarse?! Vale más descansar la mente, disfrutar a los seres queridos, cenar a gusto y dormir para descansar y llegar temprano descansado y despejado. Eso reditúa más que cansarse por costumbre. Lo único que hay que tener en cuenta es que las estancias hasta tarde no sean cosa de todos los días, porque sino quizá el problema es de planeación. Trabajar más no es trabajar mejor.

Tip. No. 2 Tener claro el rumbo. Dice Stephen Covey[1] que “Si la escalera no está apoyada en la pared correcta, lo único que hará es llevarnos antes al lugar erróneo” Y así es, ¡¿De qué sirve hacer muchas cosas, si no nos están dando ningún resultado?! Así, lo primero que hay que hacer es plantearse objetivos. Éstos deben ser reales, medibles y alcanzables. El camino más corto, y no necesariamente el más fácil es preguntarse “¿Qué es lo que verdaderamente quiero en la vida?” La respuesta a esta pregunta sentará las bases de dirección y el lugar en donde se quiere apoyar la escalera y de esta manera las actividades que realicen día con día, deberán estar enfocadas a lograr obtener lo que se quiere de la vida.

Tip. No. 3 Una sola cosa a la vez. Decía mi abuela: “Hay un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” y el manejo del tiempo no es la excepción. No se trata de hacer una sola actividad, sino de tener la mente en un solo lugar. Esto es, si se está en la oficina, la mente debe estar en el trabajo; si se está en la casa, la mente debe estar en ésta y en la familia; si se está descansando la mente no debe estar ni en el trabajo, ni en otra cosa; si se está en el cine, la mente debe estar en la película, no en el trabajo, en la familia o en los pendientes. En fin, se pueden hacer tantas actividades como intereses o capacidades se tengan, el secreto está en no mezclar pendientes, ni actividades, es decir, una sola cosa a la vez.

Tip. No. 4 Uso de agenda. El secreto no es programar actividades, sino cumplir las programadas. Una agenda no es sólo de trabajo, es una programación personal y teniendo claro en dónde se quiere apoyar la escalera se vuelve tan importante agendar un café con un(a) amigo(a), asignar tiempo para el deporte, para algún pasatiempo, para actividades familiares, o simplemente tiempo para uno mismo.  Lo más importante en este punto de la agenda es el aprender a decir que NO a actividades que interrumpan esta programación.

Tip. No. 5 Limpiar para descansar. Este punto se refiere a que hay que mantener el escritorio o el lugar de trabajo despejado de papeles, tener únicamente lo que se está ocupando, porque un lugar saturado cansa la mente y además genera estrés. ¿Qué hacer para lograr tener un lugar despejado? Hay que hacer uso de lo que yo he llamado DATT y que se refiere a no mover un papel si no se tiene la intención de hacer algo con él. Esto es, cada vez que nos llegue un documento (o e-mail, aplica igual) lo que puedo hacer es: DELEGAR, dárselo a quien le corresponda solucionarlo y sólo darle seguimiento; ARCHIVAR, si requiere una atención posterior, así sabré en donde está y no tendré mi escritorio lleno de “pendientes por hacer”, TRAMITAR, si lo que se requiere es proporcionar un dato, hacer una llamada o responder un e-mail, ¡¿para qué hacerlo después, si de cualquier manera se tiene que hacer?!  y por último lo que se puede hacer con un documento que es informativo, o que simplemente no es de nuestro interés ,es TIRAR; así DATT se reduce a: Delegar, Archivar, Tramitar o Tirar. Pero haga lo que haga, maneje los papeles UNA sola vez para mantener el lugar de trabajo y la mente despejados.

Tip. No. 6 “No dejar para mañana lo que se puede hacer hoy”. Estoy segura que no es la primera vez que lee este dicho, pero también estoy segura que poco lo aplica en su propia distribución del tiempo. Este que es el último tip que le daré para manejar su tiempo, tiene que ver con ¡NO POSPONER! Uno de los grandes ladrones del tiempo es verse lleno de trabajo, (muy probablemente porque no se llevan a cabo los primeros 5 tips) y pensar al rato o luego lo hago. ¿Se imagina si el “al rato” o el “luego” fueran un depósito o un recipiente en el tiempo? Seguramente este recipiente o depósito estaría lleno  de actividades y cosas que no se hicieron cuando se debían y por supuesto cuando se llegue a ese depósito Ud. enfrentará de golpe todo lo que no hizo y se saturará la mente, el estrés no se hará esperar y casi podría apostar que ante tal cúmulo de actividades volvería a decir.. “luego lo atiendo”.

Podría darle muchos más tips  para que sea Ud. quien controle su tiempo y no éste a Ud., pero como dije, una sola cosa a la vez,  por lo que espero que estos 6 tips le sean de utilidad para que por lo menos cuando escuche o diga la frase: “Perdón, pero no he tenido tiempo..” esté más consciente que lo que en realidad se está diciendo es: “Perdón, pero no me he querido dar el tiempo..”

[1] Covey, S.R. (1999) Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. México: Ed. Paidós.